INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI PARTECIPANTI A EVENTI ORGANIZZATI DA FBK

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679 (GDPR), e in generale in osservanza del principio di trasparenza di cui al suddetto Regolamento, sono qui di seguito riportate le informazioni relative al trattamento dei dati personali dei partecipanti a eventi organizzati da FBK.

1. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I suoi dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:

a. registrazione per partecipazione all’evento (conferenza, seminario, incontro, relazione,…);

b.trattamento e adempimento dei requisiti precontrattuali;

c. trattamento e adempimento dei requisiti contrattuali;

d. erogazione di servizi principali e/o opzionali relativi all’evento;

e. adempimento delle disposizioni di leggi, regolamenti e requisiti UE;

f. esigenze di operatività, affidabilità e solvibilità, trattamento di questioni legali;

g. networking e ricerca;

h. invio di materiale informativo istituzionale;

i. documentazione dell’evento per scopi istituzionali, di archiviazione e di comunicazione tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le seguenti categorie e/o categorie simili: presentazioni, rapporti, elaborazione di materiale informativo, attività di comunicazione su canali istituzionali e/o attraverso la stampa locale, nazionale e internazionale e attraverso siti Web e social network (per quel che concerne i dati indicati al punto 3, lett. b.).

2. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO E OBBLIGO DI COMUNICAZIONE DEI DATI

La base giuridica del trattamento è l’esecuzione del contratto di cui l’interessato è parte (iscrizione all’evento). La legittimità del trattamento dei dati deriva dal fatto che esso si rende necessario per lei per partecipare all’evento organizzato dalla Fondazione e per noi per adempiere ai relativi obblighi contrattuali e normativi. La mancata comunicazione di tali informazioni non le permetterà di partecipare all’evento.

In relazione alla finalità di cui al precedente punto h. e ai dati di natura particolare indicati al punto 3, lett. c., la base giuridica del trattamento è il consenso rilasciato dall’interessato in fase di iscrizione. Il conferimento del consenso è facoltativo e l’eventuale rifiuto comporterà per FBK l’impossibilità di informarla circa le proprie attività istituzionali (es. invio di newsletter) e/o di dedicarle la necessaria attenzione durante i catering offerti.

3. TIPOLOGIA DEI DATI TRATTATI

Le seguenti categorie di dati potranno essere trattate da FBK per le finalità sopra indicate:

a. Dati anagrafici, quali ad esempio nome, cognome, recapiti telefonici/email, domicilio;

b. Dati che rivelano l’immagine e la voce della persona, quali ad esempio riprese video, audio, fotografiche, digitali, elettroniche o altro (denominate anche “registrazioni”);

c. Dati relativi a eventuali allergie, malattie e/o esigenze o restrizioni dietetiche.

4. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

I suoi dati verranno trattati:

  • manualmente e tramite mezzi automatizzati, su supporto cartaceo e/o elettronico;
  • da soggetti autorizzati ed adeguatamente istruiti da FBK a svolgere tali compiti;
  • utilizzando misure adeguate a garantire la riservatezza ed evitare l’accesso agli stessi da parte di terzi non autorizzati;
  • in contesti che non compromettono la dignità personale e il decoro della persona interessata, assicurando le necessarie precauzioni per garantire la tutela nell’utilizzo.

Si informa che l’evento pubblico potrebbe essere registrato e divulgato sui canali istituzionali della Fondazione e degli enti co-organizzatori. Qualora l’interessato non volesse essere ripreso o fotografato, dovrà comunicarlo anticipatamente allo staff di FBK che organizza l’evento.

Per non essere ripresi o registrati durante eventi virtuali sarà sempre possibile disattivare la webcam e/o silenziare il microfono.

Il sistema di registrazione degli eventi si avvale principalmente del sistema specializzato online Eventbrite.com, che utilizza i termini e le condizioni e l’informativa sulla privacy disponibili al link https://www.eventbrite.com/privacypolicy.

Non è previsto alcun processo decisionale automatizzato, né alcuna attività di profilazione.

5. DURATA DEL TRATTAMENTO

I dati personali raccolti saranno conservati per il tempo strettamente necessario per la gestione delle attività dell’evento e per adempiere agli obblighi contrattuali e legali, con cancellazione graduale dei dati riconducibili alle specifiche finalità via via non più perseguite.

Le immagini video-fotografiche saranno archiviate al fine di documentare le attività istituzionali, di archiviazione e di comunicazione tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le categorie descritte al punto 1 lett. i. e/o categorie simili.

6. COMUNICAZIONE DEI DATI

Fatte salve le comunicazioni richieste per adempiere ad obblighi di legge e contrattuali, i dati raccolti e trattati potranno essere condivisi, esclusivamente per le finalità sopra specificate, con:

  • Sistema di registrazione;
  • Partner di progetto;
  • Revisori di progetto;
  • Stakeholder;
  • Compagnia assicurativa;
  • Agenzie di viaggio, società di trasporto, tipografie;
  • Alberghi, servizi turistici e simili;
  • Gestori di locali;
  • Polizia, servizi di sicurezza (in caso di eventi molto importanti che richiedano un controllo speciale da parte degli agenti di polizia);
  • Società che offrono raccolta e gestione di atti e presentazione di articoli;

I dati personali non verranno diffusi per scopi diversi da quelli istituzionali e di comunicazione indicati al punto 1, lett. i. della presente informativa.

7. LUOGO DEL TRATTAMENTO

L’attività di trattamento dei dati personali avviene principalmente sul territorio dell’Unione Europea, oppure con l’ausilio di strumenti informatici che comportano il trattamento in Paesi, quali ad esempio gli Stati Uniti d’America, per i quali la Commissione ha assunto decisione di adeguatezza della protezione dei dati personali.

8. DIRITTI DELL’ INTERESSATO

Ai sensi del Capo III del GDPR potrà in ogni momento esercitare i seguenti diritti:

  • chiedere l’accesso ai suoi dati personali e ottenere (gratuitamente) copia degli stessi;
  • se ricorrono i presupposti normativi, opporsi al trattamento dei suoi dati, richiederne la cancellazione o esercitare il diritto di limitazione;
  • revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato al trattamento dei dati personali e tale revoca comporterà la cessazione del trattamento;
  • qualora li ritenga inesatti o incompleti, richiederne, rispettivamente, la rettifica o l’integrazione;
  • chiedere la portabilità dei suoi dati ad altro soggetto in formato che renda agevole la sua consultazione ed utilizzo;
  • proporre reclamo all’Autorità di controllo (Garante Privacy).

 

Per informazioni e contatti specificatamente alla tutela dei dati personali, compreso l’esercizio dei sopraccitati diritti, è possibile inviare un’e-mail a

 

9. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è la Fondazione Bruno Kessler, con sede legale a Trento, via Santa Croce, 77 – -Tel. +39.0461.314.621-227.

10. RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Il Responsabile della Protezione dei Dati personali (DPO) designato dal Titolare ai sensi dell’art. 37 del GDPR, può essere contattato attraverso i seguenti canali: – Tel. +39.0461.314.370.

 

Aggiornamento del 28 aprile 2020.